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解決済みの質問

社長からの電話が苦手です

新しい仕事に就いて2ヶ月になりました。

仕事の流れを掴むために電話はほぼ全て私がとることになっています。
それはまったく問題ないのですが
毎日社長からうちの課に内線で電話がかかってきます。

社長はうちの課の仲の良い女性社員に用事があるので
1日に5回ほど電話をかけてきます。

すぐに取り次ぐことが出来ればよいのですが
いつも変な間が空いてしまいます。

例えば電話を受けたとして

私「○○株式会社でございます」

社長「あー、僕だけどね」

私「お疲れ様です」

…とここで間が空きます。

私は社長と対面したことはほとんどありません。
まだ仕事も覚えていない新人なので、何を話せばよいのかわからず
私も少しだんまりしてしまいます。

時々「今日は○○さんと□□さんが出勤しておりますが、どちらかにお繋ぎしますか?」と
聞いてみたりもするのですが、このフレーズが使えるのは最初だけで
あとの数回の電話は本当に困ります。

社長は話好きな人のようなのですが
元々コミュニケーションスキルの低い私には
どう対応すればよいのかわからず、かといって誰にも助け舟も出せないので
何か良い案はないでしょうか。

投稿日時 - 2013-11-21 21:07:06

QNo.8356630

すぐに回答ほしいです

質問者が選んだベストアンサー

#1です

>ほんと、できればさっさと転送したいのですが
出来ない雰囲気なので困っているのです

その雰囲気が分からない。転送先の方たちが、ペチャクチャしゃべっているので転送しにくいというこたかなー。

そんなことかまわないで回しちゃえばどうですか?
転送は一旦保留をかけるでしょう? そしたら相手が取るまでは、何もしゃべらなくて良いわけだから・・・。

かなりの時間(30秒とか)を待っても転送完了しないときは、一旦戻して〇〇さんはいらっしゃるのですが、転送してもお取りになりません(取っていただけません)。いかがいたしましょうかと社長に返せばどうですか。これで社長にも相手さんの事務所での振る舞いが伝わるのじゃないですか?

心配せずに一度試してみれば・・・?

投稿日時 - 2013-11-22 20:31:42

お礼

他の事務員さんは忙しくて他の部署へ行ったり、会議中だったりと席をはずしていることが多いのです。

最初だけ挨拶程度の一言ぐらい交わして
あとはすぐ保留にしてみることにします。
アドバイスどうもありがとうございました。

投稿日時 - 2013-11-24 00:10:40

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回答(5)

社長とは 話すのでなく 答えるだけが基本です。また普通にしゃべるのでなく 持ち上げているのが分るように すこし トーンをあげて (はい はい はい 分りました はい よろしくお願いします)と 上がり気味な感じを出す。社長も気分良くし 仕事 出世のコツでも有ります 横で聞いていたら すぐ 社長と分るぐらいにね 対応は、いつも 同じで (○○株式会社 ○○と申します お疲れさまです)(どちらへ 御用でしょうか?○○さんでよろしいですか?)(かしこまりました)毎回これだけで いいのでは 無いですか 社長と話すと人間生を見られます 答えるだけにします 間をおかず 対応出来るように 書いて 机の敷きビニの下に 置いておくのが 新人さんの皆がやっていることです。

投稿日時 - 2013-11-21 21:48:04

お礼

>社長と分るぐらいにね

これは使えそうですね!
電話で「社長、お疲れ様です」など社長からかかってきたぞーということが分かるように話すようにしてみます。

そしてその後No1さんが回答してくださったように
なるべく早く保留、の方向でいってみようと思います。

アドバイスどうもありがとうございました!

投稿日時 - 2013-11-24 00:13:06

ANo.3

電話相手が社長なら誰でも緊張しますよ。
コミュニケーションスキルがどーの、こーのとしたレベルでは無い。

だんまりは、相手に「どうぞ」という、間、として捉えること。

だったら、今日は天気が良いですね、なんて言うの?
失礼、茶化しているワケではありません。

とにかく、相手もおっさんでしょ、控えめで慎ましやかが良いのでは、馴れ馴れしいのなんか御法度ですよ。

まあ、失礼が無い程度、又、おっさんは大人しい純粋な女子には優しいから。

それにしても先輩方のフォローが無いこと、貴方の記載した助け船(記載表現を見直して下さい、何かおかしいよ)も無いのは意図的?

だいたい、社長が電話してくるのなら、課長とか部長への用件がほとんどでしょう。
それが、<<社長はうちの課の仲の良い女性社員に用事があるので
1日に5回ほど電話をかけてきます。
それは決まりきったことなの、だからって、向こうから誰々をという言葉が発せられないのに特定の女性社員を名指ししてでの電話応対は、暗黙の了解か明らかに先手を取られている様では。

それにしても何の用事なのか、寂しがり屋なのか、暇なんか、女好きなんか、意味不明です。
会社の事情に首を突っ込むのは失礼だが、一般的には変なおっさん。

「どなたに、お取次ぎ致しましょうか」と返答するのが普通では。
それで、指名されたら拒めないでしょ、そいつにキラーパスですね。

新人だから電話を先に取るのは然りと思うが貴方は電話番が本業では無いのでしょ。
貴方の仕事の効率にも影響してきませんか。
社長の機嫌取りも仕事の内だが、5回も電話してくるのだから、相手が不快感を抱かないさばき方ってのも心得ておいた方が今後、他の仕事も与えられて来るのだから、その為にでもある。

投稿日時 - 2013-11-21 21:46:40

お礼

>先輩のフォローがない

説明が足らず申し訳ありませんでした。

先輩や上司は忙しくて席を外していることが多いのと
電話は各デスクにあるわけでなく
6名の席に2台しかありません(私の側と上司の机)

No4さんが回答してくださったように
今度から先輩達がデスクに居るときは、社長からかかってきたと分かるようにしてみます。

ちなみに社長は女好きというわけでなく
寂しがりやだそうで…

うちの課に直接出向いてきたときは
課内全員仕事の手を止めて総立ちでお出迎え、相手をするという感じで
初めて見たときは本当にびっくりしました。

>相手が不快感を抱かない裁き方
学んで行きたいところですね
話上手な先輩を見習っていくことにします。


ご意見どうもありがとうございました!

投稿日時 - 2013-11-24 00:22:13

ANo.2

ダイレクトインとかにしてもらいましょう。
そうでないなら、あなたはただ単なる電話番ではなく、
電話交換手です。いまでこそ、数少ない仕事ですが、
電話交換手さんと仕事と関係のない話題をするなんて、
とてつもなく大変な作業です。
どうしてもやりたいなら、社長と言えども
努力されたらよいと、精神的に突っぱねましょう。

投稿日時 - 2013-11-21 21:30:15

ANo.1

私「お疲れ様です」

ところで(今日の)ご用件はどのようなことでございますかとか(丁寧に言う必要が無ければご用件はナンですか)で良いのではないですか?

取次ぎなら、さっさと受話器を置くなり転送して後はほっときましょう。

投稿日時 - 2013-11-21 21:22:47

お礼

早速のご回答どうもありがとうございます!

社長いわくコミュニケーションとってなんぼ、という感じの人らしいので、他の社員さんたちはいつも楽しそうにお話されています。
(そのわりには私とは面識がないせいか会話など振ってくれませんが^^;)
ですので、「今日はどういったご用件ですか?」と聞きたいところですが、少し冷たい感じがするので
もう少しやわらかい言い方をすればいいのでしょうか。

ほんと、できればさっさと転送したいのですが
出来ない雰囲気なので困っているのです;

投稿日時 - 2013-11-21 21:28:25

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